Organizándome

Hace un mes que me propuse empezar a organizarme mejor, tras comentar el tema con Pablo y que me sugiriera alguna lectura de desarrollo personal a añadir a las que ya tenía entre manos… el caso es que ya llevo 30 días intentando (consiguiendo) aplicar el método, eso sí ¿qué método? Pues el mío. :-)

De alguna forma la base de todo ha sido Zen to Done, aunque aplicado de aquella manera. Me explico: estoy apuntando cosas según se me ocurren, organizando los días/semanas, asignando prioridades, aplicando la regla de los dos minutos siempre que es posible para evitar procrastinar, etc. Y no va mal, nada mal, sin duda estoy sacando más cosas adelante que hace un mes y lo que es más importante, me siento capaz de hacer aún más. Pero por otra parte, no tengo un sistema unificado, mantengo en paralelo una lista para cosas personales y otra para cosas del trabajo… y un calendario casi común para algunas cosas:

  • En casa tengo MacOS X, en el curro Linux y de aquí para allá el iPod Touch. Para casa compré el Easy Task Manager, capaz de sincronizar con iCal y que cuenta con una aplicación web y una para el iPod, todas sincronizadas entre sí. Mi idea era centralizar la organización en casa y gestionar en remoto vía web/ipod. Cruda realidad: la sincronización con iCal provoca tareas repetidas (corroborado con el servicio de soporte de la aplicación) y la sincronización con el iPod no va todo lo fina que debería, hay tareas que no se crean/actualizan/borran como toca, aparte de que el interfaz no es tan completo, y al final he acabado metiéndome un boli y un taco de post-its en el bolso. X-D Y con el interfaz web no se puede hacer modificaciones, sólo ver lo que hay. Así que me he quedado con una herramienta que está bastante bien pero que sólo puedo usar al 100% desde casa con el Mac. :-/
  • En el trabajo he pasado a usar bastante las Tareas del Evolution. No es tan completo como un software de GTD de verdad pero sirve para no olvidarse. Realmente lo importante aquí es coger el hábito de apuntar las cosas, y revisar diariamente la lista para no perder el rumbo entre todas las llamadas, reuniones y urgencias que te obligan a ser más reactivo que proactivo. Y el hábito lo he adquirido.
  • Por otra parte, utilizo mucho también Google Calendar para las cosas más importantes tanto personales (un calendario) como de trabajo (otro), tipo qué días tengo Kendo, qué días tengo alguna reunión en el trabajo, tareas que se han de realizar un día en concreto, etc. Por decirlo de alguna forma, las «big rocks» del ZTD, de forma que abriendo el calendario de un vistazo sé si un día lo tengo disponible o no para dedicar a otra tarea importante. El resto son las tareas pequeñas que caben entre los huecos.

Creo que al final las herramientas no es que sean complejas, pero es que son tres: easy task manager en casa para las cosas personales; tareas del Evolution en el curro para las del trabajo; y Google Calendar para cohesionar las cosas importantes de uno y otro aspecto de mi vida y que no choquen. Buf, funciona, pero no se yo … no es óptimo ni de lejos. :-( Pero es mejor que la situación anterior (ningún método, un completo desorden completamente reactivo) y lo más importante es que he creado los hábitos necesarios para ir aplicando y puliendo el sistema.

Por otra parte, no todo es organización. El libro que me estoy acabando de leer (Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas) afronta más o menos el mismo tema pero desde un punto de vista de los principios, los objetivos, los motivos y las relaciones con los demás: hay que tener claro quién se es, por qué reglas se rige uno, qué quiere conseguir y por qué, y tratar a los demás con integridad y con el objetivo de que la relación sea satisfactoria para ambas partes. Parece una tontería pero cuando se tiene claro lo que se queire hacer, cómo hacerlo, se toma la decisión de hacerlo y no se posterga dar los pasos necesarios y que estén en nuestra mano, y si hay más gente implicada se les contagia el entusiasmo, al final las cosas salen.

Creo que un ejemplo bastante claro de la aplicación de todo esto es lo de las entradas de AC/DC del otro día: no me veo organizando a la gente así hace unos meses, de hecho cuando las fechas anteriores si que habé con dos o tres amigos pero al final cada cuál hizo su guerra y nos quedamos todos sin entrads. Esta vez sin embargo le he echado cara, he empezado a hablar con unos y otros y convencerles (convencernos) de que si entre todos empujábamos uno por otro ibamos a salir ganando todos. Y al final tenemos entradas para los nueve que éramos.

En otro orden de cosas, estoy remtomando (poco a poco, no tengo mucho tiempo y los domingos me permito hacer el vago más de la cuenta) los dos proyectos que tenía a medias. Y me estoy embarcando en otro, más grande y con más gente, que si que va a requerir bastante más tiempo. Y estoy convencido de que voy a conseguir sacar tiempo de donde no lo hay para sacarlo adelante.

En fin, hay que seguir puliendo el método y reforzando los hábitos. Y plantearme otro reto de 30 días, que ahora mismo no tengo claro qué puede ser. Tengo algunos candidatos pero voy a esperar a después de la operación de la vista del jueves, a volver a la normalidad después de la operación para plantearme más cambios.

6 comentarios sobre “Organizándome”

  1. Me alegro de que te vaya tan bien el tema, aunque es cierto que el sistema que utilices va a ir refinándose a lo largo de los años. Yo también estoy de acuerdo en tener listas separadas para temas personales y laborales (lo considero fundamental), pero prefiero tenerlo todo centralizado en una única plataforma. Todavía no he comenzado, pero pretendo utilizar el ipod touch para todo: calendario, listas de tareas, proyectos, algún día/tal vez, anotaciones para la bandeja de entrada… hacerlo así tiene muchas ventajas: no necesito conexión a internet para consultar nada, lo tengo todo en el mismo sitio, y lo puedo llevar fácilmente encima.

    Voy a ver si me compro yo también el libro de Covey, porque la verdad es que mi gran error en estos últimos años está en la «visión de alto nivel» necesaria para establecer objetivos.

    1. Lo de usar principalmente el iPod era mi idea original, por eso busqué un programa con sincronización escritorio-iPod-online, pero a la hora de la verdad me está dando demasiados problemas. :-/ No descarto probar algún otro, pero creo que ahora mismo es más importante acabarme de centrar en coger los hábitos de organización que empezar a trastear con tres o cuatro alternativas y al final no hacer nada.

  2. Yo no sigo ningún método chachifabuloso sacado de ningún libro. Pero en mis pobres intentos de organizarme, lo único que me ha funcionado es el folio y el lápiz.
    Como sustituto a esto me vale casi cualquier aplicacioncilla cutre de tasklists. La única que me ha gustado es Todoist (todoist.com). Aplicación web sencillita que tiene muchas formas de usarla (hay plugin para firefox, gadgets para iGoogle, etc).
    Si conoces alguna mejor házmelo saber.

    1. Yo es que soy un desastre y las veces que he intentado organizarme con lápiz y papel al final la cosa no ha despegado. Es una tontería, sobre todo cuando eres consciente de que lo es, pero al leer del tema y que te den un método ya hecho (aunque le pegues dos patadas y lo adaptes) resulta más fácil empezar. Sobre todo para un vago, desorganizado y desastre como yo. O:-)
      He estado mirando por encima (mucho, ni me he logado, ver la web y el blog) el todoist, no tiene mala pinta. Lo que pasa es que yo soy muy «old school» en algunas cosas y prefiero tener un programa «de escritorio», que se sincronice con la web y otros dispositivos, si (iPod!) pero que si un día no me va Internet me funcione. :-)

  3. Ya. Yo tb le echo de menos a Todois que se pueda usar offline. Pero para mí no es importante pq lo uso solo para cosas del curro, y si ahí no tengo internet la tarea más importante y única del día es pelearme con telefónica hasta que la ADSL funcione. X’)
    Aunque desde que GMail tiene la opción de tareas me estoy pensando en cambiar. Aún es muy simple, pero mola eso de poder crear una tarea desde un correo y tenerlo vinculado. Además GMail ya se puede usar offline, aunque no creo que las tareas se puedan usar offline aún.

    1. Y si además se integrara con Google Calendar que también tiene ya soporte offline con Gears … :-m Porque sincronización con el calendario del iPod ya hay, aunque el tema de las tareas es lo que me faltaría con el iPod.

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